Τι είναι ERP (εμπορικό πρόγραμμα) και πότε το χρειάζεται μια μικρή επιχείρηση.

ERP σημαίνει Enterprise Resource Planning, αλλά στην Ελλάδα σχεδόν κανείς δεν το λέει έτσι. Το λέμε εμπορικό πρόγραμμα, ή πρόγραμμα αποθήκης και τιμολόγησης. Είναι το πρόγραμμα όπου γράφεται ό,τι κάνει η επιχείρηση: τι πούλησε και σε ποιον, τι αγόρασε, τι έχει στην αποθήκη, τι χρωστά και τι της χρωστούν.

Η διαφορά από ένα Excel ή από ένα απλό πρόγραμμα τιμολόγησης είναι ότι όλα αυτά είναι δεμένα μεταξύ τους. Πάρτε για παράδειγμα μια παραγγελία. Μπαίνει μία φορά και το απόθεμα δεσμεύεται. Το τιμολόγιο κόβεται από την παραγγελία, χωρίς να ξαναγραφτεί. Η αποθήκη βλέπει τι να ετοιμάσει, και το υπόλοιπο του πελάτη ενημερώνεται αυτόματα.

Στην πράξη, κανείς στο γραφείο δεν περνά τα ίδια στοιχεία δύο φορές. Και όταν ρωτάτε «πόσα έχουμε από αυτό;», όλοι βλέπουν τον ίδιο αριθμό.

Ένα εμπορικό πρόγραμμα έχει κομμάτια και δεν τα χρειάζεστε όλα από την πρώτη μέρα. Τα συνηθισμένα είναι αυτά:

Κομμάτι	Τι κάνει	Ποιος το χρησιμοποιεί
Πωλήσεις	Προσφορές, παραγγελίες, τιμοκατάλογοι ανά πελάτη	Πωλητές, γραφείο
Πελάτες (CRM)	Ιστορικό, επαφές και επόμενα βήματα με κάθε πελάτη	Πωλητές
Αγορές	Παραγγελίες σε προμηθευτές, παραλαβές, τιμολόγια αγορών	Γραφείο, αποθήκη
Αποθήκη	Απόθεμα ανά αποθήκη, κινήσεις, δελτία αποστολής, απογραφή	Αποθήκη
Τιμολόγηση	Τιμολόγια, αποδείξεις και πιστωτικά, μέσω παρόχου	Γραφείο
Λογιστική	Πληρωμές, τράπεζα, υπόλοιπα, καταστάσεις για τον λογιστή	Λογιστήριο ή ο λογιστής σας
Μισθοδοσία	Μισθοί, εκκαθαριστικά, στοιχεία για το ΕΡΓΑΝΗ	Λογιστήριο ή ο λογιστής σας
eshop	Το site που πουλά, με τιμές και απόθεμα από το πρόγραμμα	Οι πελάτες σας

Συνήθως ξεκινάτε από τις πωλήσεις, την αποθήκη και την τιμολόγηση, και προσθέτετε τα υπόλοιπα όταν τα χρειαστείτε.

Το Excel είναι πολύ καλό εργαλείο για μια επιχείρηση που ξεκινά. Κάποια στιγμή όμως αρχίζει να κοστίζει ώρες και λάθη που τα πληρώνετε. Αν αναγνωρίζετε τρία ή περισσότερα από τα παρακάτω, ήρθε η ώρα:

• Περνάτε τα ίδια στοιχεία δύο και τρεις φορές. Η παραγγελία μπαίνει στο Excel, μετά στο πρόγραμμα τιμολόγησης, μετά στο site του courier.
• Το απόθεμα το ξέρει με σιγουριά μόνο η αποθήκη. Για να απαντήσετε σε έναν πελάτη, παίρνετε τηλέφωνο κάτω.
• Το eshop δείχνει διαθέσιμο κάτι που τελείωσε και ακυρώνετε παραγγελίες με τηλέφωνα.
• Οι τιμές είναι σε ένα αρχείο που το ενημερώνει ένας άνθρωπος. Όταν λείπει, κανείς δεν είναι σίγουρος ποια τιμή ισχύει.
• Υπάρχουν πολλά Excel και κανένα δεν συμφωνεί με τα άλλα. Ή ένα, που πια δεν βγάζει άκρη κανείς.
• Το κλείσιμο του μήνα με τον λογιστή θέλει μέρες, γιατί τιμολόγια, πληρωμές και τράπεζα είναι σε διαφορετικά σημεία.
• Δεν ξέρετε ποια προϊόντα σάς αφήνουν κέρδος, γιατί οι αγορές και οι πωλήσεις δεν βρίσκονται ποτέ στον ίδιο πίνακα.

Τρία προγράμματα μπερδεύονται συχνά, γιατί όλα έχουν μέσα τους πωλήσεις και τιμολόγια.

• Το πρόγραμμα του λογιστή σας κρατά τα βιβλία, το ΦΠΑ και τις δηλώσεις. Δεν ξέρει τι έχει η αποθήκη σας ή ποια παραγγελία περιμένει να φύγει.
• Το eshop πουλά. Ξέρει τις δικές του παραγγελίες, αλλά όχι τις πωλήσεις του καταστήματος, τις παραγγελίες από τηλέφωνο ή τι ήρθε σήμερα από τον προμηθευτή.
• Το εμπορικό πρόγραμμα είναι στη μέση. Εκεί γράφονται όλες οι πωλήσεις και οι αγορές, από όπου κι αν έρθουν, και από εκεί παίρνουν στοιχεία το eshop και ο λογιστής σας.

Το timologio της ΑΑΔΕ, με τη σειρά του, κόβει τιμολόγια με το χέρι. Δεν κρατά απόθεμα, παραγγελίες ή πελάτες με ιστορικό.

Ένα εμπορικό πρόγραμμα δεν θέλει μόνο χρήματα. Θέλει και χρόνο από την ομάδα σας και αξίζει να τον υπολογίσετε από πριν. Ενδεικτικά, για μια πρώτη φάση με πωλήσεις, αποθήκη και τιμολόγηση, όπως τη στήνουμε στο Odoo:

Στάδιο	Τι κάνετε εσείς	Πότε
Χαρτογράφηση	Μας δείχνετε πώς δουλεύετε: παραγγελίες, τιμές, αποθήκη, τιμολόγια	Εβδομάδες 1–2
Καθάρισμα στοιχείων	Ελέγχετε κωδικούς, τιμές και πελάτες πριν μεταφερθούν	Μαζί με το στήσιμο
Στήσιμο	Απαντάτε σε ερωτήσεις και βλέπετε τις πρώτες οθόνες	Εβδομάδες 3–6
Δοκιμή	Η ομάδα σας και ο λογιστής σας δοκιμάζουν με πραγματικά παραδείγματα	Εβδομάδα 7
Ξεκίνημα	Δουλεύετε στο νέο πρόγραμμα, με εμάς δίπλα σας	Εβδομάδα 8 και οι πρώτες εβδομάδες μετά

Το πιο βαρύ κομμάτι είναι σχεδόν πάντα τα στοιχεία. Κωδικοί γραμμένοι δύο φορές, πελάτες χωρίς ΑΦΜ, τιμές σε τρία αρχεία: ό,τι μπει λάθος στο νέο πρόγραμμα, θα το βρίσκετε μπροστά σας για χρόνια. Ορίστε από την αρχή έναν άνθρωπο της ομάδας σας που ξέρει τα προϊόντα και θα έχει λίγες ώρες την εβδομάδα γι’ αυτό.

Οι πρώτες εβδομάδες είναι πιο αργές. Η ομάδα μαθαίνει νέες οθόνες, και κάποια πράγματα θέλουν ένα κλικ παραπάνω μέχρι να γίνουν συνήθεια. Γι’ αυτό αποφεύγουμε να ξεκινάμε στον πιο φορτωμένο μήνα της χρονιάς σας.

Ο λογιστής σας μπαίνει από την αρχή. Λέει τι στοιχεία χρειάζεται από το πρόγραμμα και ελέγχει τα πρώτα τιμολόγια πριν το ξεκίνημα.

Το εμπορικό πρόγραμμα και το eshop μοιράζονται τη δουλειά. Συνήθως το εμπορικό έχει τον τελευταίο λόγο για προϊόντα, τιμές, απόθεμα και πελάτες, και τα στέλνει στο eshop. Το eshop έχει τον τελευταίο λόγο για τις παραγγελίες και τις στέλνει στο εμπορικό σε λίγα δευτερόλεπτα.

Έτσι η παραγγελία του eshop δεν ξαναγράφεται στο γραφείο, και το απόθεμα στο eshop και στα marketplaces είναι αυτό που έχει το ράφι. Δείτε πώς στήνουμε τη σύνδεση eshop με ERP και ποιο πρόγραμμα αποφασίζει για κάθε στοιχείο στον οδηγό ποιο πρόγραμμα έχει τον τελευταίο λόγο.

Από 1 Φεβρουαρίου 2027, όσοι κόβουν τιμολόγια από εμπορικό πρόγραμμα ή eshop πρέπει να τα στέλνουν μέσω αδειοδοτημένου παρόχου, αλλιώς να τα κόβουν με το χέρι στις δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ. Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι εταιρεία με άδεια της ΑΑΔΕ, που υπογράφει τα τιμολόγιά σας και τα στέλνει στο myDATA.

Στην πράξη, κόβετε το τιμολόγιο στο εμπορικό σας όπως πάντα. Το πρόγραμμα το στέλνει στον πάροχο, ο πάροχος στο myDATA και παίρνετε πίσω το ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης) και το QR τυπωμένα στο τιμολόγιο. Αν πέσει η σύνδεση, το τιμολόγιο δεν χάνεται: περιμένει και ξαναστέλνεται μόλις επανέλθει.

Γι’ αυτό, όταν διαλέγετε εμπορικό πρόγραμμα, ρωτήστε πώς συνδέεται με πάροχο. Περισσότερα θα βρείτε στη σελίδα για την ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου και στον οδηγό για τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Όποιο εμπορικό πρόγραμμα κι αν κοιτάξετε, πέντε ερωτήσεις ξεχωρίζουν γρήγορα αυτό που θα σας εξυπηρετεί για χρόνια:

1. Κάνει όσα ζητά η ελληνική νομοθεσία; Σωστούς τύπους παραστατικών για το myDATA, σύνδεση με πάροχο, ψηφιακά δελτία αποστολής και μισθοδοσία αν τη θέλετε μέσα στο πρόγραμμα.
2. Συνδέεται με το eshop και τα marketplaces; Με έτοιμη σύνδεση ή μέσω API, και ποιος τη συντηρεί.
3. Μπορώ να ξεκινήσω με ένα κομμάτι; Για παράδειγμα πωλήσεις και αποθήκη πρώτα, και τα υπόλοιπα αργότερα.
4. Πού τρέχει και ποιος κρατά τα αντίγραφα ασφαλείας; Και τι γίνεται αν θέλετε να το πάρετε αλλού.
5. Σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα; Η απάντηση πρέπει να είναι «σε εσάς», με τρόπο να τα πάρετε όλα όποτε θέλετε.

Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση εμπορικό πρόγραμμα. Αν κόβετε λίγα τιμολόγια τον μήνα, δεν κρατάτε απόθεμα και δεν έχετε eshop, σας καλύπτουν οι δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ, το timologio και το myDATAapp, μαζί με τον λογιστή σας.

Το ίδιο ισχύει αν έχετε ήδη εμπορικό πρόγραμμα που σας εξυπηρετεί. Για την 1/2/2027 αρκεί να το συνδέσετε με πάροχο, ενώ το πέρασμα σε άλλο πρόγραμμα μπορεί να περιμένει. Δείτε τον οδηγό κρατήστε το εμπορικό σας τώρα, Odoo αργότερα.

1. Γράψτε πώς δουλεύετε σήμερα: από πού έρχονται οι παραγγελίες, πού είναι οι τιμές, από πού κόβονται τα τιμολόγια.
2. Σημειώστε πού χάνετε χρόνο: ποια στοιχεία περνάτε δύο φορές και ποια λάθη επαναλαμβάνονται.
3. Μιλήστε με τον λογιστή σας: τι στοιχεία θέλει από εσάς και σε ποια μορφή.
4. Ξεκινήστε από το κομμάτι που σας κοστίζει περισσότερο, όχι από όλα μαζί. Συνήθως είναι οι παραγγελίες και το απόθεμα.

Εμείς στήνουμε το Odoo για ελληνικές επιχειρήσεις, μαζί με τα ελληνικά πρόσθετα για myDATA, δελτία αποστολής και μισθοδοσία. Αν το σκέφτεστε, δείτε και ποια έκδοσή του σας ταιριάζει, στον οδηγό Odoo Community ή Enterprise.