Σύνδεση eshop με εμπορικό πρόγραμμα: ποιο πρόγραμμα έχει τον τελευταίο λόγο;

Οι περισσότερες συνδέσεις eshop με εμπορικό πρόγραμμα δεν χαλάνε επειδή ο κώδικας είναι κακός. Χαλάνε επειδή κανείς δεν αποφάσισε από την αρχή ποιο πρόγραμμα έχει τον τελευταίο λόγο.

Ένα παράδειγμα: κάποιος στο γραφείο αλλάζει μια τιμή στο εμπορικό πρόγραμμα. Την ίδια μέρα, κάποιος άλλος αλλάζει την ίδια τιμή στο eshop, για μια προσφορά. Η σύνδεση τρέχει το βράδυ και βρίσκει δύο διαφορετικές τιμές. Ποια κρατά; Αν η απάντηση δεν είναι γραμμένη, η σύνδεση διαλέγει μόνη της και κάποιος το μαθαίνει όταν ένας πελάτης πληρώσει λάθος τιμή.

Η λύση δεν είναι τεχνική. Είναι ένας κανόνας για κάθε στοιχείο, γραμμένος πριν από τον κώδικα.

Σε μια τυπική επιχείρηση ο πίνακας μοιάζει με αυτόν. Ο δικός σας μπορεί να διαφέρει σε κάποιες γραμμές και αυτό είναι εντάξει, αρκεί να είναι γραμμένος.

Στοιχείο	Τον τελευταίο λόγο έχει	Κάθε πότε
Προϊόντα, κωδικοί, barcodes	Το εμπορικό πρόγραμμα	Με κάθε αλλαγή
Τιμές λιανικής, χονδρικής και ανά πελάτη	Το εμπορικό πρόγραμμα	Με κάθε αλλαγή
Απόθεμα ανά αποθήκη	Το εμπορικό πρόγραμμα	Ανά λίγα λεπτά
Περιγραφές και φωτογραφίες	Το eshop ή το εμπορικό, όπως συμφωνήσετε	Με κάθε αλλαγή
Παραγγελίες	Το eshop	Σε λίγα δευτερόλεπτα
Πελάτες και ΑΦΜ	Το εμπορικό πρόγραμμα	Με κάθε νέο πελάτη ή αλλαγή
Τιμολόγια και ΜΑΡΚ	Το εμπορικό πρόγραμμα	Μόλις το τιμολόγιο πάρει ΜΑΡΚ

Ο κανόνας λέει και κάτι πρακτικό: ένα στοιχείο το αλλάζετε μόνο στο πρόγραμμα που έχει τον τελευταίο λόγο. Αν η τιμή αποφασίζεται στο εμπορικό, όποια αλλαγή γίνει στο eshop θα σβηστεί στον επόμενο συγχρονισμό. Αυτό πρέπει να το ξέρει όλη η ομάδα.

Τις τιμές τις ορίζετε στο εμπορικό πρόγραμμα, γιατί εκεί κόβεται το τιμολόγιο. Αν η τιμή στο eshop δεν συμφωνεί με την τιμή στο τιμολόγιο, κάποιος θα χρειαστεί να εξηγήσει τη διαφορά στον πελάτη. Οι κλιμακωτές εκπτώσεις και οι τιμές ανά πελάτη μένουν κι αυτές στο εμπορικό, και το eshop τις δείχνει όπως είναι.

Το απόθεμα επίσης: η αποθήκη ξέρει τι υπάρχει στο ράφι, όχι το eshop. Αν πουλάτε και σε marketplaces, παίρνουν κι αυτά το απόθεμα από το ίδιο σημείο, για να μη δείχνει ένα marketplace «άμεσα διαθέσιμο» κάτι που τελείωσε χθες.

Το ερώτημα «κάθε πότε» μετράει εδώ. Οι τιμές αλλάζουν σπάνια και μπορούν να περνούν με κάθε αλλαγή. Το απόθεμα αλλάζει συνέχεια και ανάλογα με τον όγκο ενημερώνεται ανά λίγα λεπτά.

Η παραγγελία ξεκινά από το eshop, οπότε το eshop έχει τον τελευταίο λόγο. Περνά στο εμπορικό πρόγραμμα σε λίγα δευτερόλεπτα, με τον πελάτη, τις γραμμές και τον τρόπο πληρωμής.

Το πιο συχνό λάθος εδώ είναι η ίδια παραγγελία να περάσει δύο φορές. Συμβαίνει όταν η σύνδεση πέσει τη στιγμή της αποστολής και ξαναδοκιμάσει χωρίς να ελέγξει αν η πρώτη προσπάθεια πέρασε. Η λύση είναι απλή: ο αριθμός της παραγγελίας του eshop γράφεται στο εμπορικό και πριν από κάθε νέα προσπάθεια η σύνδεση ελέγχει αν υπάρχει ήδη.

Οι πελάτες είναι το πιο δύσκολο στοιχείο, γιατί αλλάζουν και από τις δύο μεριές. Ο πελάτης αλλάζει τη διεύθυνσή του στο eshop. Το λογιστήριο διορθώνει την επωνυμία του στο εμπορικό.

Συνήθως ο κανόνας είναι: νέοι πελάτες περνούν από το eshop στο εμπορικό, με έλεγχο ΑΦΜ στο μητρώο της ΑΑΔΕ όταν είναι επαγγελματίες. Από εκεί και πέρα, τα φορολογικά στοιχεία αποφασίζονται στο εμπορικό και η διεύθυνση αποστολής στο eshop. Ο χάρτης σύνδεσης το γράφει πεδίο πεδίο.

Ακόμη και με καλούς κανόνες, κάποια στιγμή τα δύο προγράμματα θα διαφωνήσουν. Για κάθε στοιχείο γράφετε τρία πράγματα: ποιο κρατάμε, τι γίνεται με το άλλο και ποιος ειδοποιείται.

Για παράδειγμα: αν η τιμή άλλαξε και στα δύο, κρατάμε του εμπορικού και ο υπεύθυνος τιμών παίρνει email. Αν το απόθεμα στο eshop βγει αρνητικό, κρατάμε του εμπορικού, και το προϊόν κλείνει για παραγγελίες μέχρι να διορθωθεί.

Κάθε σύνδεση θα πέσει κάποια στιγμή: μια αναβάθμιση, ένας διακομιστής που αργεί, ένα δίκτυο που κόβεται. Το ερώτημα δεν είναι αν, αλλά τι γίνεται τότε.

Μια καλή σύνδεση δεν χάνει τίποτα. Η παραγγελία περιμένει στη σειρά της, ξαναστέλνεται μόλις επανέλθει η σύνδεση, και περνά μία φορά. Ό,τι δεν περνά μετά από μερικές προσπάθειες, το βλέπει ένας άνθρωπος, και όλοι ξέρουν από πριν ποιος είναι αυτός. Δείτε το βήμα βήμα σε μια παραγγελία, με τον διακόπτη «Τι γίνεται αν πέσει η σύνδεση;».

Πριν ξεκινήσει μια σύνδεση, ζητήστε έναν χάρτη σύνδεσης που να απαντά σε έξι ερωτήσεις:

1. Για κάθε στοιχείο, ποιο πρόγραμμα έχει τον τελευταίο λόγο και κάθε πότε ενημερώνεται το άλλο.
2. Τι γίνεται όταν διαφωνούν: ποιο κρατάμε και ποιος ειδοποιείται.
3. Πώς ξαναστέλνεται κάτι που απέτυχε χωρίς να περάσει δύο φορές.
4. Ποιος βλέπει τα σφάλματα, πού και σε πόση ώρα.
5. Πού κρατιέται το ιστορικό κάθε αποστολής (τα logs) και για πόσο.
6. Σε ποιον ανήκουν ο κώδικας, οι κωδικοί πρόσβασης και τα logs. Η απάντηση πρέπει να είναι «σε εσάς».

Με αυτόν τον χάρτη, όποιος κι αν συντηρεί τη σύνδεση αργότερα ξέρει ακριβώς πώς δουλεύει. Έτσι δουλεύουμε κι εμείς στη σύνδεση eshop με ERP και ο χάρτης παραδίδεται μαζί με τη σύνδεση.