Κρατήστε το εμπορικό σας πρόγραμμα τώρα και περάστε στο Odoo αργότερα, βήμα βήμα.

Πολλοί το σκέφτονται έτσι: αφού κάτι πρέπει να αλλάξει ως τον Ιανουάριο, ας αλλάξουμε και το πρόγραμμα. Ακούγεται λογικό, αλλά στην πράξη φορτώνει δύο μεγάλες αλλαγές στους ίδιους τρεις μήνες.

Η αλλαγή εμπορικού προγράμματος θέλει χαρτογράφηση, καθάρισμα των στοιχείων, στήσιμο, δοκιμές και εκπαίδευση. Μια πρώτη φάση με πωλήσεις, αποθήκη και τιμολόγηση στο Odoo παίρνει συνήθως έξι έως οκτώ εβδομάδες. Και τώρα πέφτει πάνω στον Δεκέμβριο, που για τις περισσότερες εμπορικές επιχειρήσεις είναι ο πιο φορτωμένος μήνας, και στην απογραφή του τέλους της χρονιάς.

Το πιο σοβαρό είναι άλλο. Αν την πρώτη εβδομάδα του Φεβρουαρίου ένα τιμολόγιο δεν φύγει, δεν θα ξέρετε αν φταίει το νέο πρόγραμμα, η σύνδεση με τον πάροχο ή τα στοιχεία που μεταφέρθηκαν. Με μία αλλαγή τη φορά, το βρίσκετε αμέσως.

Υποχρεωτικό είναι μόνο ένα πράγμα: τα τιμολόγια που κόβετε από το πρόγραμμά σας να φεύγουν μέσω αδειοδοτημένου παρόχου από 1/2/2027. Το πρόγραμμά σας μένει το ίδιο, και η ομάδα σας συνεχίζει να κόβει τιμολόγια όπως σήμερα. Ο πάροχος τα υπογράφει, τα στέλνει στο myDATA και επιστρέφει στο πρόγραμμα το ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης) και το QR.

Ρωτήστε πρώτα την εταιρεία του προγράμματος αν έχει έτοιμη σύνδεση με πάροχο, με ποιους παρόχους και από πότε. Αν δεν έχει, ή αν δεν σας καλύπτει, το πρόγραμμα συνδέεται με τον πάροχο μέσω του eInvoice Link, αρκεί να έχει API ή να μπορούμε να διαβάσουμε τη βάση δεδομένων του. Δεν χρειάζεται να το αλλάξετε.

Ελέγξτε μαζί με τον λογιστή σας και τη δήλωση έναρξης. Η μεταβατική περίοδος ως τις 31/1/2027 ισχύει για όσους έχουν κάνει εγκαίρως τη «Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων», με ημερομηνία έναρξης έως τις 2/11/2026. Αν κάτι λείπει, μιλήστε του αμέσως.

Όλες τις ημερομηνίες, τα πρόστιμα και μια λίστα ελέγχου θα τις βρείτε στον οδηγό για την ηλεκτρονική τιμολόγηση από 1/2/2027. Μη βασιστείτε σε παράταση: η σύνδεση θέλει λίγες εβδομάδες και ο Ιανουάριος θα είναι γεμάτος για όλους.

Όχι, αν το κανονίσετε από την αρχή. Ο πάροχος δεν είναι κομμάτι του προγράμματός σας. Όταν περάσετε στο Odoo, κρατάτε τον ίδιο πάροχο και την ίδια συνδρομή μαζί του, και αλλάζει μόνο το πρόγραμμα που του στέλνει τα τιμολόγια.

Αν η σύνδεση περνά από το eInvoice Link, η αλλαγή είναι ακόμη πιο απλή. Στέλνει πρώτα το πρόγραμμα που έχετε σήμερα και αργότερα το Odoo, και το eInvoice Link τα προωθεί στον ίδιο πάροχο. Την ημέρα που η τιμολόγηση περνά στο Odoo, ο πάροχος δεν βλέπει καμία διαφορά.

Αν πάλι το πρόγραμμά σας συνδεθεί με δική του έτοιμη σύνδεση, ρωτήστε από τώρα αν ο πάροχος που θα διαλέξετε συνδέεται και με το Odoo. Έτσι δεν θα χρειαστεί να αλλάξετε πάροχο αργότερα. Τι άλλο να ρωτήσετε πριν υπογράψετε, θα το βρείτε στον οδηγό για τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Το ψηφιακό δελτίο αποστολής περνά στη Φάση Β1 από 1 Ιανουαρίου 2027, έναν μήνα πριν από την τιμολόγηση. Από τότε καταγράφονται στο myDATA και η φόρτωση, η μεταφόρτωση και η παραλαβή με έλεγχο ποσοτήτων, και συνήθως αυτό αγγίζει το ίδιο πρόγραμμα.

Κι εδώ ισχύει η ίδια λογική. Ρωτήστε αν το πρόγραμμα που έχετε υποστηρίζει τη Φάση Β1 και μην αλλάξετε πρόγραμμα γι’ αυτό μέσα στον Δεκέμβριο. Όταν, στο βήμα 2 πιο κάτω, η αποθήκη περάσει στο Odoo, τα δελτία αποστολής θα βγαίνουν από εκεί. Τι αλλάζει στην πράξη, θα το βρείτε στον οδηγό για το ψηφιακό δελτίο αποστολής, Φάση Β.

Μετά τον Φεβρουάριο, χωρίς την πίεση της προθεσμίας, περνάτε στο Odoo ένα κομμάτι τη φορά. Τα τιμολόγια συνεχίζουν να βγαίνουν από το πρόγραμμα που έχετε, ώσπου να είστε έτοιμοι. Πώς γίνεται η ίδια η αλλαγή, με δοκιμαστικές μεταφορές και έλεγχο των υπολοίπων: μετάβαση στο Odoo.

Στο διάστημα που οι παραγγελίες είναι στο Odoo και τα τιμολόγια στο εμπορικό σας, κάθε παραγγελία πρέπει να φτάνει στο εμπορικό για να κοπεί το τιμολόγιο. Πώς θα γίνεται αυτό και ποιο πρόγραμμα έχει τον τελευταίο λόγο για το απόθεμα, το γράφουμε από πριν στον χάρτη σύνδεσης. Γι’ αυτό το ενδιάμεσο διάστημα το κρατάμε όσο πιο σύντομο γίνεται.

Κάθε βήμα το δοκιμάζουμε πρώτα σε δοκιμαστικό περιβάλλον, όχι στο σύστημα που δουλεύετε, και ξεκινά μόνο όταν το προηγούμενο δουλεύει χωρίς πρόβλημα.

Τρεις λόγοι κάνουν το eshop και την αποθήκη το καλύτερο πρώτο βήμα:

• Βλέπετε το όφελος από την πρώτη εβδομάδα. Οι παραγγελίες του eshop μπαίνουν αυτόματα στο Odoo, χωρίς διπλοπερασίες, και το απόθεμα στο eshop και στα marketplaces είναι αυτό που έχει το ράφι. Δείτε πώς στήνουμε τη σύνδεση eshop με ERP.
• Τα τιμολόγια μένουν όπως είναι. Ο λογιστής σας δουλεύει όπως πριν και η σύνδεση με τον πάροχο που στήσατε τον Ιανουάριο δεν αλλάζει.
• Η ομάδα μαθαίνει το Odoo στη δουλειά της ημέρας, σε κάτι που, αν πάει στραβά, δεν φτάνει στην ΑΑΔΕ.

Όταν η ομάδα δουλεύει άνετα στο Odoo και ο λογιστής σας έχει δει δοκιμαστικά τιμολόγια από εκεί. Διαλέξτε μαζί του μια καθαρή ημερομηνία, για παράδειγμα την αρχή μιας περιόδου ΦΠΑ, ώστε τα τιμολόγια κάθε περιόδου να βγαίνουν από ένα μόνο πρόγραμμα.

Πριν την αλλαγή, δοκιμάζουμε κάθε τύπο παραστατικού που κόβετε: τιμολόγια, πιστωτικά και τιμολόγια προς το Δημόσιο, αν έχετε. Τα πρόσθετα της ελληνικής σουίτας για Odoo φροντίζουν ώστε κάθε παραστατικό να παίρνει τον σωστό τύπο για το myDATA. Την ημέρα της αλλαγής, το παλιό πρόγραμμα σταματά να κόβει τιμολόγια και ξεκινά το Odoo. Το παλιό το κρατάτε για να βλέπετε τα παραστατικά του παρελθόντος, όσο το χρειάζεστε.

Υπάρχουν και επιχειρήσεις για τις οποίες η αλλαγή τώρα έχει νόημα: όσες έχουν ήδη ξεκινήσει το πέρασμα στο Odoo, ή όσες δουλεύουν με πρόγραμμα που δεν μπορεί να συνδεθεί με πάροχο με κανέναν τρόπο. Αν δεν είστε σίγουροι πού ανήκετε, ο έλεγχος ετοιμότητας σας λέει σε δύο λεπτά τι χρειάζεται η δική σας περίπτωση.

1. Μάθετε αν το πρόγραμμά σας στέλνει σήμερα απευθείας στο myDATA. Αν ναι, αυτό σταματά στις 31/1/2027.
2. Ρωτήστε την εταιρεία του προγράμματος αν έχει έτοιμη σύνδεση με πάροχο, με ποιους και από πότε.
3. Διαλέξτε πάροχο από τη λίστα της ΑΑΔΕ που συνδέεται και με το Odoo, άμεσα ή μέσω του eInvoice Link.
4. Ελέγξτε με τον λογιστή σας τη δήλωση έναρξης και την εξουσιοδότηση του παρόχου στο Taxisnet.
5. Δοκιμάστε πριν τον Ιανουάριο: τιμολόγια, πιστωτικά, ΜΑΡΚ και QR πίσω στο πρόγραμμα, και τι γίνεται αν πέσει η σύνδεση.
6. Βάλτε ημερομηνία για το πρώτο βήμα στο Odoo μετά τον Φεβρουάριο: eshop, παραγγελίες και απόθεμα. Δείτε πώς στήνουμε το Odoo για ελληνικές επιχειρήσεις.