Οι πρώτες ρυθμίσεις του Odoo για μια ελληνική επιχείρηση, με τη σειρά που γίνονται.

Τρεις αποφάσεις κρίνουν πώς θα στηθούν όλα τα υπόλοιπα και καλό είναι να έχουν παρθεί πριν ανοίξει κανείς τις ρυθμίσεις.

• Ποια έκδοση και πού θα τρέχει. Community ή Enterprise, σε δικό σας server, στη δική μας υποδομή, στο Odoo.sh ή στο Odoo Online. Τα ελληνικά πρόσθετα θέλουν φιλοξενία που δέχεται πρόσθετα· τις διαφορές θα τις βρείτε στον οδηγό Odoo Community ή Enterprise.
• Ποιος κρατά τα βιβλία. Αν τα κρατά εξωτερικός λογιστής στο δικό του πρόγραμμα, στο Odoo στήνονται η τιμολόγηση και οι καταστάσεις που θα του στέλνετε. Αν θα κρατιούνται στο Odoo, στήνεται και η πλήρης λογιστική.
• Από πότε κόβετε τιμολόγια στο Odoo. Αν έρχεστε από άλλο πρόγραμμα, η ημέρα της αλλαγής ορίζει την αρίθμηση, τα υπόλοιπα έναρξης και τη σύνδεση με τον πάροχο. Πώς τη διαλέγουμε, το εξηγούμε στη σελίδα για τη μετάβαση στο Odoo.

Η σειρά των ρυθμίσεων μετράει. Το Odoo διαλέγει τη φορολογική προσαρμογή της εταιρείας από τη χώρα της και δεν σας αφήνει να την αλλάξετε αφού καταχωριστεί η πρώτη λογιστική εγγραφή. Γι’ αυτό τα στοιχεία της εταιρείας και το λογιστικό σχέδιο μπαίνουν πρώτα και τα τιμολόγια τελευταία.

Η εταιρεία στο Odoo έχει επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ, νόμισμα και λογότυπο, και από εκεί τα παίρνει κάθε τιμολόγιο, δελτίο και προσφορά. Για μια ελληνική εταιρεία συμπληρώνουμε και όσα τυπώνονται συνήθως σε ένα ελληνικό παραστατικό, όπως ΔΟΥ, αριθμό ΓΕΜΗ και δραστηριότητα.

Με το πρόσθετο της ελληνικής σουίτας για τα στοιχεία από το ΑΦΜ, γράφετε το ΑΦΜ και τα στοιχεία έρχονται από το μητρώο της ΑΑΔΕ. Τα ελέγχετε πριν αποθηκευτούν. Το ίδιο ισχύει αργότερα για κάθε νέο πελάτη και προμηθευτή.

Στο ίδιο σημείο ορίζεται η εμφάνιση των εγγράφων: το πρότυπο του τιμολογίου, το λογότυπο και τα στοιχεία στο κάτω μέρος. Σε αυτό το πρότυπο θα τυπώνονται το ΜΑΡΚ (Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης) και το QR που στέλνει πίσω ο πάροχος, οπότε το ελέγχουμε από την αρχή, σε PDF και σε χαρτί.

Αν η επιχείρηση έχει υποκαταστήματα, σημειώστε από τώρα τον αριθμό κάθε εγκατάστασης, όπως είναι στο μητρώο της ΑΑΔΕ. Το myDATA τον ζητά σε κάθε παραστατικό και η έδρα έχει τον αριθμό 0.

Κάθε εταιρεία στο Odoo παίρνει ένα πακέτο φορολογικής προσαρμογής, ανάλογα με τη χώρα της. Το πακέτο φέρνει λογιστικό σχέδιο και φόρους, που μπορείτε να κρατήσετε όπως είναι ή να προσαρμόσετε. Για τις ελληνικές εταιρείες στήνουμε το λογιστικό σχέδιο με το πρόσθετο της σουίτας για τα σχέδια ΕΛΠ και ΕΓΛΣ, ώστε ο λογιστής σας να βρίσκει τους λογαριασμούς που ξέρει.

Οι φόροι θέλουν μια δεύτερη ματιά. Το πακέτο δημιουργεί πολλούς φόρους ανενεργούς, ενώ ενεργός μένει συνήθως μόνο ο βασικός συντελεστής. Ενεργοποιούμε όσους χρησιμοποιείτε στην πράξη, για παράδειγμα 24%, 13% και 6%, και ορίζουμε ποιος μπαίνει αυτόματα σε κάθε νέο προϊόν.

Αποφασίστε επίσης αν οι τιμές σας γράφονται με ή χωρίς ΦΠΑ. Το Odoo δέχεται και τα δύο. Ένα eshop λιανικής δουλεύει συνήθως με τιμές που περιέχουν ΦΠΑ, μια χονδρική με τιμές χωρίς.

Για τους πελάτες εκτός Ελλάδας στήνουμε φορολογικές θέσεις (fiscal positions): κανόνες που αλλάζουν αυτόματα τον ΦΠΑ, για παράδειγμα σε επιχείρηση άλλης χώρας της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή σε πελάτη εκτός ΕΕ. Στο Odoo που στήνουμε, οι ίδιες θέσεις δίνουν και τον σωστό τύπο παραστατικού για το myDATA.

Κάθε παραστατικό που φτάνει στο myDATA έχει τύπο, σειρά και αύξοντα αριθμό. Στο Odoo στήνουμε ένα ημερολόγιο (journal) για κάθε σειρά που κόβετε, και κάθε ημερολόγιο δίνει στα παραστατικά του τον τύπο του myDATA που τους ταιριάζει. Ένα συνηθισμένο σχήμα για μια εμπορική επιχείρηση:

Τι κόβετε	Τύπος στο myDATA	Πώς το στήνουμε στο Odoo	Σειρά (παράδειγμα)
Τιμολόγια για εμπορεύματα σε επιχειρήσεις	1.1 Τιμολόγιο Πώλησης	Ημερολόγιο πωλήσεων	Α
Τιμολόγια για υπηρεσίες	2.1 Τιμολόγιο Παροχής	Δικό τους ημερολόγιο	Υ
Πιστωτικά για συγκεκριμένο τιμολόγιο	5.1 Πιστωτικό Τιμολόγιο / Συσχετιζόμενο	Από το αρχικό τιμολόγιο, με δική τους αρίθμηση	ΠΑ
Αποδείξεις από το eshop ή το κατάστημα	11.1 ΑΛΠ (απόδειξη λιανικής πώλησης)	Ημερολόγιο λιανικής	ΑΛ
Δελτία αποστολής	9.3 Δελτίο Αποστολής	Από τις κινήσεις της αποθήκης	ΔΑ

Στο Odoo κάθε τιμολόγιο παίρνει αριθμό μόλις επικυρωθεί, με μορφή όπως INV/2026/00001, που ξεκινά από την αρχή κάθε χρονιά. Τη μορφή την αλλάζετε στο πρώτο τιμολόγιο κάθε περιόδου. Αν έρχεστε από άλλο πρόγραμμα, το Odoo μπορεί να συνεχίσει την αρίθμηση της χρονιάς αντί να ξεκινήσει από το 1.

Τη μορφή και τις σειρές τις αποφασίζει ο λογιστής σας και τις στήνουμε πριν κοπεί το πρώτο τιμολόγιο. Μετά, κάθε αλλαγή αρίθμησης γράφεται στο ιστορικό του τιμολογίου, ενώ σε περιόδους που έχουν κλειδωθεί δεν γίνεται καθόλου.

Τον χαρακτηρισμό εσόδων σε κάθε γραμμή και τον τύπο σε κάθε παραστατικό τα φροντίζουν τα πρόσθετα της σουίτας για το myDATA. Αναλυτικά θα τα βρείτε στον οδηγό Odoo και myDATA.

Κάθε νέο Odoo ξεκινά με μία αποθήκη, στη διεύθυνση της εταιρείας. Αν έχετε δεύτερη αποθήκη ή κατάστημα με απόθεμα, προσθέτουμε αποθήκες, η καθεμία με το όνομά της και έναν σύντομο κωδικό έως πέντε χαρακτήρων, που τυπώνεται στα έγγραφα της αποθήκης. Ανάμεσα στις αποθήκες γίνονται μεταφορές και η καθεμία μπορεί να ανεφοδιάζεται από άλλη.

Εδώ παίρνονται δύο ακόμη αποφάσεις. Η πρώτη: αν η παραλαβή και η αποστολή γίνονται σε ένα βήμα ή σε περισσότερα, για παράδειγμα συλλογή, συσκευασία και αποστολή. Το Odoo το υποστηρίζει μόλις ενεργοποιηθούν οι διαδρομές πολλών βημάτων, αλλά κάθε βήμα προσθέτει δουλειά στην αποθήκη, οπότε βάζουμε μόνο όσα χρειάζεστε.

Η δεύτερη: ποια αποθήκη αντιστοιχεί σε ποια εγκατάσταση της ΑΑΔΕ. Από τις κινήσεις της αποθήκης βγαίνουν τα ψηφιακά δελτία αποστολής, ενώ από 1/1/2027 καταγράφεται στο myDATA και η παραλαβή (Φάση Β1).

Το απόθεμα έναρξης περνά με απογραφή: οι ποσότητες κάθε κωδικού ανά αποθήκη, με το κόστος τους, ώστε η αξία της αποθήκης στο Odoo να συμφωνεί με τα βιβλία.

Κάθε χρήστης στο Odoo έχει έναν ρόλο και, σε κάθε εφαρμογή, ένα επίπεδο πρόσβασης: να βλέπει μόνο τα δικά του έγγραφα, να βλέπει όλα, ή να είναι διαχειριστής της εφαρμογής. Η ίδια η Odoo προειδοποιεί ότι οι αλλαγές στα δικαιώματα μπορούν να βλάψουν τη βάση και ότι πρόσβαση πρέπει να έχει μόνο όποιος τη χρειάζεται.

Στην πράξη στήνουμε τα δικαιώματα ανά ρόλο της επιχείρησης, όχι ανά άνθρωπο:

• Πωλήσεις: προσφορές, παραγγελίες και πελάτες, συχνά μόνο τα δικά τους.
• Αποθήκη: παραλαβές, αποστολές και απογραφές.
• Τιμολόγηση: τιμολόγια και πιστωτικά. Εδώ βάζουμε τον πιο αυστηρό κανόνα: λίγοι κόβουν πιστωτικά και κανείς δεν πειράζει τιμολόγιο που έχει πάρει ΜΑΡΚ.
• Ο λογιστής σας: δικός του λογαριασμός, με όση πρόσβαση χρειάζεται για τους ελέγχους και τις καταστάσεις.
• Διαχειριστές: ένας ή δύο άνθρωποι, όχι όλη η εταιρεία.

Αν διαλέξετε Enterprise, υπολογίστε ότι η συνδρομή χρεώνεται ανά χρήστη που δουλεύει μέσα στο Odoo.

Από 1 Φεβρουαρίου 2027, τα τιμολόγια που κόβετε από το Odoo εκδίδονται μόνο μέσω αδειοδοτημένου παρόχου. Τη σύνδεση τη στήνουμε με το eInvoice Link, που μπαίνει στο Odoo ως πρόσθετο: κόβετε το τιμολόγιο όπως πάντα και το Odoo παίρνει πίσω το ΜΑΡΚ και το QR και τα τυπώνει πάνω του.

Για να στηθεί χρειάζονται τρία πράγματα από εσάς: συνδρομή σε πάροχο από τη λίστα της ΑΑΔΕ, η δήλωση έναρξης στο myAADE, που την υποβάλλει συνήθως ο πάροχος και την αποδέχεστε εσείς, και εξουσιοδότηση του παρόχου από το Taxisnet. Η σύνδεση δοκιμάζεται πρώτα σε δοκιμαστικό περιβάλλον και μετά στο κανονικό.

Εμείς δεν είμαστε πάροχος. Συνεργαζόμαστε με αδειοδοτημένους παρόχους και συνδέουμε το Odoo μαζί τους.

Πριν κοπεί το πρώτο κανονικό τιμολόγιο, όλα δοκιμάζονται σε αντίγραφο του Odoo, όχι στο σύστημα που θα δουλεύετε. Στο Odoo Online, το αντίγραφο για δοκιμές κόβει όλες τις εξωτερικές ενέργειες, όπως email και πληρωμές, και λήγει μετά από 15 ημέρες. Στο Odoo.sh υπάρχουν δοκιμαστικά περιβάλλοντα, ενώ σε δικό σας server ή στη δική μας υποδομή το αντίγραφο το φτιάχνουμε εμείς.

Μαζί με τον λογιστή σας ελέγχουμε ένα παράδειγμα από κάθε περίπτωση:

Δοκιμή	Τι ελέγχει ο λογιστής σας
Τιμολόγιο πώλησης με όλους τους συντελεστές ΦΠΑ	Λογαριασμούς, ΦΠΑ, σύνολα, τύπο και χαρακτηρισμό για το myDATA
Πιστωτικό για ένα από αυτά	Ότι είναι συσχετιζόμενο, με το ΜΑΡΚ του αρχικού
Τιμολόγιο σε επιχείρηση άλλης χώρας της ΕΕ	Τον ΦΠΑ και τον τύπο του παραστατικού
Τιμολόγιο από κάθε υποκατάστημα	Τη σειρά και τον αριθμό της εγκατάστασης
Δελτίο αποστολής από την αποθήκη	Τα στοιχεία της αποστολής και το ΜΑΡΚ του δελτίου
Τιμολόγιο με τη σύνδεση κομμένη επίτηδες	Ότι περιμένει και ξαναστέλνεται, χωρίς να κοπεί δεύτερο
Οι καταστάσεις που του στέλνετε	Ότι βγαίνουν όπως τις θέλει, χωρίς εξαγωγές σε Excel

Μόνο όταν περάσουν όλα, το Odoo συνδέεται με το κανονικό περιβάλλον του παρόχου και κόβεται το πρώτο κανονικό τιμολόγιο.

1. Αποφασίστε έκδοση, φιλοξενία, ποιος κρατά τα βιβλία και από πότε κόβετε τιμολόγια στο Odoo.
2. Στήστε τα στοιχεία της εταιρείας, το πρότυπο των εγγράφων και τους αριθμούς εγκατάστασης.
3. Ελέγξτε τη φορολογική προσαρμογή και το λογιστικό σχέδιο πριν από την πρώτη εγγραφή.
4. Ενεργοποιήστε τους φόρους που χρησιμοποιείτε και στήστε τις φορολογικές θέσεις.
5. Στήστε ημερολόγια, σειρές και αρίθμηση μαζί με τον λογιστή σας.
6. Προσθέστε τις αποθήκες, τις διαδρομές τους και το απόθεμα έναρξης.
7. Δώστε δικαιώματα ανά ρόλο, με λίγους διαχειριστές.
8. Συνδέστε τον πάροχο, πρώτα σε δοκιμαστικό περιβάλλον.
9. Κόψτε δοκιμαστικά με τον λογιστή σας και μετά το πρώτο κανονικό τιμολόγιο.

Αν προτιμάτε να το αναλάβουμε εμείς, δείτε πώς στήνουμε το Odoo για ελληνικές επιχειρήσεις.