Εισαγωγή προϊόντων από XML προμηθευτών: οι πέντε παγίδες και πώς τις αποφεύγετε.

Ο προμηθευτής σάς δίνει έναν σύνδεσμο σε ένα XML με 8.000 κωδικούς: τίτλους, τιμές, απόθεμα, φωτογραφίες. Ένα πρόσθετο του eshop τα περνά μέσα σε μια νύχτα και το πρωί έχετε κατάλογο. Με το χέρι, η ίδια δουλειά θα έπαιρνε μήνες.

Τρεις μήνες μετά, όμως, το ίδιο προϊόν εμφανίζεται δύο φορές, ένας πελάτης αγοράζει κάτι που ο προμηθευτής δεν έχει από την Τρίτη και οι μισές κατηγορίες του eshop έχουν ονόματα που δεν καταλαβαίνει κανείς. Τίποτα από αυτά δεν είναι κακή τύχη. Είναι πέντε παγίδες που φαίνονται από την αρχή, αν ξέρετε πού να κοιτάξετε.

Δύο προμηθευτές φέρνουν το ίδιο δράπανο. Ο ένας το γράφει «Δράπανο μπαταρίας 12V», ο άλλος «ΔΡΑΠΑΝΟΚΑΤΣΑΒΙΔΟ 12V LI-ION». Αν η εισαγωγή ταιριάζει τα προϊόντα με τον τίτλο ή με τον κωδικό του προμηθευτή, θα έχετε δύο προϊόντα στο eshop, με δύο τιμές και δύο αποθέματα.

Το ταίριασμα γίνεται με το EAN, το barcode του προϊόντος. Η GS1, ο οργανισμός που δίνει τα barcodes, το λέει σήμερα GTIN και κάθε GTIN προσδιορίζει μοναδικά ένα προϊόν, όποιος κι αν το πουλά. Όπου λείπει το EAN, ταιριάζετε με τον κωδικό του κατασκευαστή (MPN) μαζί με τον κατασκευαστή. Όσα δεν ταιριάζουν με κανέναν από τους δύο τρόπους πηγαίνουν σε άνθρωπο, για να τα δει.

Όταν το ίδιο προϊόν έρχεται από δύο προμηθευτές, στο eshop μένει ένα προϊόν με δύο πηγές. Ο κωδικός κάθε προμηθευτή φυλάγεται σε δικό του πεδίο, για να ξέρετε από πού παραγγέλνετε. Ο κωδικός του προϊόντος στο eshop είναι δικός σας και δεν αλλάζει.

Τα διπλά δεν χαλάνε μόνο το eshop. Το Skroutz, για παράδειγμα, ζητά κάθε προϊόν μία φορά στο XML και ένα διαφορετικό EAN για κάθε διαφορετικό προϊόν. Προσοχή και στο αντίθετο λάθος: προμηθευτές που βάζουν το ίδιο EAN σε όλα τα χρώματα ενός μοντέλου. Εκεί το EAN δεν φτάνει για να τα ξεχωρίσει, οπότε χρειάζεται και το χρώμα.

Πολλοί προμηθευτές ενημερώνουν το XML τους μία φορά τη μέρα, κάποιοι κάθε ώρα. Αν το eshop το διαβάζει πιο αραιά από όσο αλλάζει, θα πουλάτε προϊόντα που δεν υπάρχουν. Ρωτήστε τον προμηθευτή κάθε πότε ενημερώνει το αρχείο και διαβάστε το τουλάχιστον τόσο συχνά.

Δύο κανόνες βοηθούν πολύ:

• Όριο ασφαλείας στο απόθεμα: αν ο προμηθευτής έχει ένα ή δύο τεμάχια, το προϊόν δείχνει μη διαθέσιμο. Μέχρι να φτάσει η παραγγελία σας, μπορεί να τα έχει πουλήσει σε άλλον.
• Σωστή διαθεσιμότητα: όσα έχετε στη δική σας αποθήκη φεύγουν αμέσως, ενώ όσα έρχονται από τον προμηθευτή θέλουν μέρες. Στο Skroutz, το πρώτο είναι «Άμεσα διαθέσιμο» και το δεύτερο, συνήθως, «Διαθέσιμο από 1 έως 3 ημέρες». Όλες τις τιμές θα τις βρείτε στον οδηγό για το Skroutz feed 2026.

Η τιμή του προμηθευτή είναι η τιμή αγοράς σας, όχι η τιμή πώλησης. Η τιμή πώλησης βγαίνει από τους δικούς σας κανόνες: περιθώριο, στρογγυλέματα, ελάχιστη τιμή. Βάλτε και ένα φρένο: αν η τιμή ενός προϊόντος αλλάξει απότομα από τη μια μέρα στην άλλη, κρατήστε την για έλεγχο αντί να βγει αμέσως στο eshop. Ένα λάθος δεκαδικό στο αρχείο του προμηθευτή φτάνει για να πουλήσετε κάτι στο ένα δέκατο της τιμής του.

Κάθε προμηθευτής έχει τις δικές του κατηγορίες. Αν τις περάσετε όπως είναι, το eshop θα έχει τρεις κατηγορίες για τα ίδια προϊόντα, με τα ονόματα τριών διαφορετικών αποθηκών.

Η λύση είναι ένας πίνακας αντιστοίχισης: κάθε κατηγορία του προμηθευτή αντιστοιχεί σε μία δική σας. Τον φτιάχνετε μία φορά και μετά τον συμπληρώνετε μόνο όταν ο προμηθευτής προσθέσει κάτι. Μια νέα κατηγορία του προμηθευτή δεν ανοίγει αυτόματα στο eshop· μπαίνει σε μια λίστα για έλεγχο.

Το ίδιο ισχύει για τα χαρακτηριστικά, που κάνουν τα φίλτρα του eshop να δουλεύουν. Ο ένας προμηθευτής γράφει «Μαύρο», ο άλλος «black» και ο τρίτος «ΜΑΥΡΟ ΜΑΤ». Αν δεν γίνουν μία τιμή, ο πελάτης που φιλτράρει «Μαύρο» δεν βλέπει τα μισά προϊόντα. Το ίδιο με τις μονάδες: «1000W», «1 kW» και «1000 Watt» είναι το ίδιο πράγμα.

Σε χιλιάδες κωδικούς, την πρώτη αντιστοίχιση μπορεί να την προτείνει το AI, ενώ άνθρωπος ελέγχει όσα δεν είναι σίγουρα.

Το ότι οι φωτογραφίες και οι περιγραφές βρίσκονται στο XML δεν σημαίνει ότι μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε παντού. Ρωτήστε τον προμηθευτή, γραπτά, αν μπορείτε να τις βάλετε στο eshop σας και στα marketplaces.

Μετά, η ποιότητα. Οι φωτογραφίες των προμηθευτών είναι συχνά μικρές, με διαφορετικό φόντο η καθεμία, ή με το λογότυπο του προμηθευτή επάνω. Το Skroutz δεν δέχεται φωτογραφίες με λογότυπο ή υδατογράφημα και θέλει το προϊόν πάνω από 1000 pixels στη μία πλευρά. Κρατήστε αντίγραφο κάθε φωτογραφίας στον δικό σας διακομιστή: αν ο προμηθευτής αλλάξει τους συνδέσμους του, οι φωτογραφίες του eshop σας δεν θα χαθούν. Το AI μπορεί να φέρει όλες τις φωτογραφίες στο ίδιο μέγεθος και στο ίδιο φόντο.

Οι περιγραφές του προμηθευτή είναι οι ίδιες σε δεκάδες eshop. Το Google, στις οδηγίες του για χρήσιμο περιεχόμενο, ρωτά αν μια σελίδα που παίρνει στοιχεία από άλλες πηγές προσθέτει κάτι δικό της ή απλώς τις αντιγράφει. Δεν χρειάζεται να ξαναγράψετε 8.000 περιγραφές· ξεκινήστε από τα προϊόντα που πουλάτε περισσότερο. Και καθαρίστε ό,τι δεν ανήκει στο eshop σας: HTML, κείμενα όλο με κεφαλαία, το όνομα του προμηθευτή ή οδηγίες προς τους μεταπωλητές του.

Κάποια μέρα το XML θα έρθει άδειο, μισό, με άλλη δομή ή καθόλου. Ο διακομιστής του προμηθευτή έπεσε, κάποιος άλλαξε το όνομα ενός πεδίου, ο σύνδεσμος άλλαξε. Μια απλή εισαγωγή διαβάζει το άδειο αρχείο και μηδενίζει το απόθεμα όλου του καταλόγου. Ή, ακόμη χειρότερα, δεν διαβάζει τίποτα και αφήνει το χθεσινό απόθεμα να φαίνεται διαθέσιμο για εβδομάδες.

Η εισαγωγή πρέπει να ελέγχει κάθε αρχείο πριν το περάσει:

• Είναι σωστό XML, με τα πεδία που περιμένουμε; Αν όχι, δεν περνά τίποτα.
• Έχει περίπου όσα προϊόντα είχε χθες; Αν λείπει ξαφνικά ένα μεγάλο κομμάτι, η ενημέρωση σταματά και κάποιος ειδοποιείται.
• Πότε ήρθε τελευταία φορά σωστό αρχείο; Αν ο προμηθευτής δεν έχει ενημερώσει για πολλές ώρες, τα προϊόντα του δείχνουν μεγαλύτερο χρόνο παράδοσης ή γίνονται μη διαθέσιμα, μέχρι να ξαναέρθει.

Έτσι, αν πέσει το XML του προμηθευτή, τίποτα δεν χάνεται: το eshop κρατά το τελευταίο σωστό αρχείο και εσείς το μαθαίνετε από ένα email, όχι από έναν θυμωμένο πελάτη.

Πίσω από τις πέντε παγίδες βρίσκεται μία ερώτηση: για κάθε στοιχείο, ποιος αποφασίζει; Ο προμηθευτής ξέρει τι έχει και σε τι τιμή σάς το δίνει. Τα υπόλοιπα τα αποφασίζει ο δικός σας κατάλογος.

Ο κανόνας της τελευταίας γραμμής μετράει: αν διορθώσετε έναν τίτλο ή γράψετε μια δική σας περιγραφή, η επόμενη ενημέρωση του προμηθευτή δεν πρέπει να τη σβήσει. Περισσότερα θα βρείτε στον οδηγό ποιο πρόγραμμα έχει τον τελευταίο λόγο.

Από αυτόν τον έναν κατάλογο ενημερώνονται μετά όλα τα υπόλοιπα: το eshop, το εμπορικό πρόγραμμα και τα feeds για τα marketplaces.

1. Κάθε πότε ενημερώνεται το XML; Και η τιμή και το απόθεμα, ή μόνο το ένα από τα δύο;
2. Έχουν όλα τα προϊόντα EAN και MPN; Αν όχι, πόσα λείπουν;
3. Η τιμή είναι με ή χωρίς ΦΠΑ; Είναι η τιμή αγοράς σας ή η προτεινόμενη τιμή λιανικής;
4. Τι σημαίνει «διαθέσιμο»; Στην αποθήκη τους σήμερα, ή με παραγγελία στον κατασκευαστή;
5. Μπορώ να χρησιμοποιήσω τις φωτογραφίες και τις περιγραφές; Και στα marketplaces;
6. Ποιος μας ειδοποιεί όταν αλλάξει το αρχείο; Ένα πεδίο που αλλάζει όνομα φτάνει για να σταματήσει η εισαγωγή.

Ενώνουμε τα XML, τα Excel και τις συνδέσεις (API) των προμηθευτών σας σε έναν καθαρό κατάλογο. Τα προϊόντα ταιριάζουν με EAN και MPN, και για κάθε στοιχείο είναι γραμμένο από ποιον προμηθευτή το παίρνουμε όταν δύο διαφωνούν. Δείτε τα XML προμηθευτών & dropshipping.

Ό,τι λείπει, όπως μια περιγραφή, μια κατηγορία ή ένα χαρακτηριστικό, το συμπληρώνει το AI και το ελέγχει άνθρωπος. Ό,τι γράφει το AI δεν σβήνει ποτέ τα στοιχεία του προμηθευτή, οπότε κάθε αλλαγή φαίνεται και γυρίζει πίσω. Κάθε νέα εισαγωγή τρέχει πρώτα δοκιμαστικά, για να δείτε τι θα αλλάξει πριν αλλάξει.

Ο κατάλογος ενημερώνει το Odoo ή το εμπορικό πρόγραμμα που έχετε σήμερα, το eshop και τα marketplaces. Δείτε πώς το στήνουμε στο χονδρεμπόριο.